Организатор праздника
Организаторы праздников – профессионалы, воплощающие в действительность мечты заказчика об идеальном развлечении. Наилучший праздник должен быть спланирован от начала до конца. Сценарий мероприятия, приобретение украшений и выбор фотографов лучше доверить единому агентству. Далее рассказывается о принципах подбора организатора праздника.
Роль агентства
Организация всех этапов праздника входит в компетенцию агентства. Профессионалы помогают заказчикам продумать общую концепцию события, раскрывающую индивидуальные особенности главных участников мероприятия. В соответствии с выбранной концепцией подбираются исполнители, способные реализовать идею события наилучшим образом.
Основная часть работы агентства включает следующие этапы:
- переговорные процессы;
- контроль финансовых расчетов между исполнителями;
- координация различных участников события между собой;
- оперативное разрешение возникающих проблем и нестыковок;
- психологическая поддержка главных лиц мероприятия.
На первоначальном этапе подготовки мероприятия участники задают себе вопрос о возможности организовать праздник без привлечения профессионалов. Положительный ответ на этот вопрос можно дать в случае, если число участников события невелико.
Организация мероприятия с небольшим количеством гостей может быть выполнена собственными силами хозяев, но масштабные красивые праздники с оригинальной концепцией должны выполняться силами профессионалов. Попытка самостоятельно выполнить подготовку события вызовет нервное напряжение и чревато ошибками в выборе исполнителей. Без практического опыта и налаженных связей со специалистами в нужных областях частное лицо рискует потратить деньги зря, оказавшись в кульминационный момент мероприятия без должной поддержки. Гораздо проще и выгодней с финансовой точки зрения доверить весь комплекс хлопот профессионалам, а собственное участие свести к набору пожеланий и выбору из вариантов, предложенных организаторами.
Людям, решившимся организовать масштабное мероприятие самостоятельно, рекомендуется пригласить профессионала, в функции которого будет входить постоянный контроль мелких проблем, возникающих при скоплении большого количества людей.
Вот пример вопросов, относящихся к компетенции координатора мероприятия;
- расстановка цветов по вазам;
- получение торта из доставки;
- обеспечение мебели для музыкантов;
- приветствие гостей;
- иные мелкие хлопоты.
Порядок работы заказчика с агентством
Заказчик при работе с агентством должен действовать по следующему алгоритму:
- установить контакт с несколькими компаниями, обсудить детали организационного процесса;
- выбрать исполнителя;
- обсудить с организатором финансовые вопросы и концепцию проведения торжества;
- согласовать площадку, команду исполнителей, перечень гостей и другие подробности;
- проконтролировать проведение торжественного дня, оставаясь на связи для решения насущных вопросов, возникающих при подготовке события;
- получить от исполнителя фотографии и видео.